Bir şirket adına banka hesabı açmak, sözleşme imzalamak ya da ihaleye katılmak istendiğinde karşı tarafın ilk istediği belgelerden biri imza sirküleridir. İmza sirküleri nedir sorusunun kısa yanıtı, şirketi kimin, hangi yetkiyle ve hangi imzayla temsil ettiğini gösteren noter onaylı belge olduğudur. Şirket kuruluşundan sonra ya da yetkililer değiştiğinde yeniden düzenlenmesi gerekir. Bu yazıda belgenin içeriği, kullanıldığı yerler ve imza sirküleri nasıl alınır sorusunun genel yanıtı ele alınıyor.
İmza Sirküleri Nedir?
İmza sirküleri, bir tüzel kişiyi temsil etmeye ve onun adına imza atmaya yetkili kişilerin kimlik bilgilerini, yetkilerinin kapsamını ve imza örneklerini içeren, noter tarafından düzenlenen resmî bir belgedir. Anonim ve limited şirketler başta olmak üzere kooperatifler, dernekler ve vakıflar gibi tüzel kişiler bu belgeyi kullanır.
Bir imza sirkülerinde genel olarak şu bilgiler bulunur:
- Şirketin unvanı, adresi ve sicil bilgileri
- Yetkinin dayanağı olan karar ya da sözleşme hükmü ile bunun tescil ve ilan bilgisi
- Yetkili kişilerin adı soyadı ve kimlik bilgileri
- Yetkinin şekli: tek başına (münferit) ya da birlikte (müşterek) imza
- Varsa yetkinin süresi ve sınırları
- Yetkililerin şirket unvanı altında attıkları imza örnekleri
Belge sıklıkla imza beyannamesiyle karıştırılır. Temel fark, sirkülerin bir tüzel kişiyi temsil yetkisini göstermesi, imza beyannamesinin ise gerçek bir kişinin kendi imzasını belgelemesidir.
İmza Sirküleri Ne İşe Yarar?
Şirketler tüzel kişidir ve iradelerini yetkili organları ya da temsilcileri aracılığıyla açıklar. Şirketle işlem yapan kişi ya da kurum, karşısındaki kişinin gerçekten yetkili olup olmadığını bilmek ister. İmza sirküleri bu güveni sağlar ve yetkisiz kişilerin şirket adına borç altına girmesinin önüne geçilmesine yardımcı olur.
Belgenin istendiği başlıca işlemler şunlardır:
- Banka hesabı açılması, kredi sözleşmeleri, çek ve senet işlemleri
- Kamu ihaleleri ve özel sektör teklif süreçleri
- Ticari sözleşmeler, bayilik ve distribütörlük anlaşmaları
- Kira sözleşmeleri, abonelikler ve resmî kurum başvuruları
- Gümrük, ihracat ve ithalat işlemleri
- Vekâletname verilmesi ve dava takibi
Sirkülerde yetkinin müşterek olduğu belirtilmişse, tek bir yetkilinin imzası şirketi bağlamayabilir. Bu nedenle sözleşme imzalanırken sirkülerdeki yetki şeklinin dikkatle okunması gerekir. Yetkililerin tescil edildiği ilanlar ise ticaret sicil gazetesinde yayımlanır ve sirkülerin dayanağını oluşturur.
İmza Sirküleri Nasıl Alınır?
İmza sirküleri noterde düzenlenir. Süreç genel hatlarıyla şu adımlardan oluşur:
- Yetkinin belirlenmesi: Şirketi kimin temsil edeceği kuruluşta şirket sözleşmesiyle, sonrasında ise genel kurul ya da yönetim kurulu kararıyla belirlenir.
- Tescil ve ilan: Temsil yetkisine ilişkin karar ticaret sicili müdürlüğünde tescil edilir ve ilan edilir.
- Belgelerin hazırlanması: Notere götürülecek evrak hazırlanır.
- Notere başvuru: Yetkili kişiler notere bizzat giderek şirket unvanı altında imza örneklerini verir.
- Düzenleme ve onay: Noter belgeyi düzenler, onaylar ve istenen sayıda örnek verir.
Noterlerin genellikle istediği belgeler şunlardır:
- Yetkililerin kimlik belgeleri
- Yetkiyi gösteren ticaret sicil gazetesi ya da sicil müdürlüğünden alınan güncel yetki belgesi
- Temsil yetkisine ilişkin karar örneği ve şirket sözleşmesi
- Şirketin vergi kimlik bilgileri
İstenen evrak notere ve şirket türüne göre değişebildiğinden, gitmeden önce noterden bilgi alınması zaman kazandırır. Noter işlemleri, her yıl güncellenen ücret tarifesine göre ücretlendirilir; tutar sayfa ve imza sayısına göre değişir, güncel bedel noterden öğrenilmelidir. Şirket kuruluş aşamasında yetkililerin imza beyanları ticaret sicili müdürlüğünde de alınabilmektedir; ancak bankaların ve kurumların talep ettiği sirküler için uygulamada notere başvurulur. Mevzuat ve uygulama değişebildiği için güncel durum sicil müdürlüğünden ya da bir mali müşavirden teyit edilmelidir.
Müdür ya da yönetim kurulu üyesi değiştiğinde, yetki süresi dolduğunda, yetki şekli ya da şirket unvanı değiştiğinde sirkülerin yenilenmesi gerekir. Eski sirkülerle yapılan işlemler kurumlar tarafından kabul edilmeyebilir.
İmza Sirküleri Hakkında Sık Sorulan Sorular
İmza sirkülerinin geçerlilik süresi var mı? Belgede bir süre yazıyorsa ya da yetki süreli verilmişse o süre esas alınır. Süre yoksa belge yetki değişene kadar kullanılabilir; yine de bazı kurumlar yakın tarihli sirküler ister.
Şahıs işletmesi imza sirküleri alır mı? Şahıs işletmelerinde tüzel kişilik bulunmadığı için işletme sahibi genellikle imza beyannamesi kullanır.
İmza sirküleri başka bir şehirdeki noterden alınabilir mi? Genel olarak herhangi bir noterde düzenlenebilir; yetkililerin bizzat hazır bulunması gerekir.
İmza sirküleri, şirketin dış dünyayla kurduğu her resmî ilişkide temsil yetkisini kanıtlayan temel belgedir ve güncel tutulması işlemlerin aksamamasını sağlar.
